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Scrum

Agiles Projektmanagement mit Scrum in Turnarounds

Beitrag NEXT 02/17

Die agile Vorgehensweise ist die Antwort auf die zunehmende Geschwindigkeit, mit der Turnarounds heutzutage abgewickelt werden müssen. Doch für wen eignet sich diese Methodik? Und was gilt es dabei zu beachten? nexpert setzt das agile Projektmanagement in vielen Projekten bereits seit mehreren Jahren erfolgreich ein und zeigt Ihnen, wie Sie von der Methodik profitieren und Ziele effizienter erreichen können.

Der Unterschied zum klassischen Projektmanagement

Viele Berater und Unternehmen nutzen noch heute das klassische Projektmanagement zur Steuerung von Projekten, Veränderungen und Turnarounds. Das klassische Projektmanagement folgt meist einer statischen Wasserfall-Methodik zur schrittweisen Erarbeitung von Projekten und Meilensteinen. In einem festen und statischen Plan werden Maßnahmen und Projekte für viele Monate im Voraus definiert. Das GANT-Diagramm als nicht flexibles Werkzeug wird dabei als Masterplan genutzt. Mächtige Tools wie Microsoft Project oder selbstgestrickte Excel-Anwendungen sollen die Projektsteuerung unterstützen. Aus dieser Komplexität ergeben sich ein erhöhter Koordinationsaufwand sowie eine reduzierte Umsetzungsgeschwindigkeit.

Wir leben aber in einer Zeit, in der sich Unternehmen immer schneller auf veränderte Markt- und Rahmenbedingungen einstellen müssen. Die digitale Welt von heute ist hyperdynamisch und nicht mehr über Monate hinweg kalkulierbar. Für eine Restrukturierung in der heutigen schnellen Welt ist ein klassisches Projektmanagement nicht mehr zeitgemäß.

Die für einen Turnaround notwendigen Maßnahmen und Projekte sollten heute mit einem agilen Projekt-und Turnaround-Management gesteuert werden. Die Herangehensweise unterscheidet sich grundsätzlich vom klassischen Projektmanagement und erfordert auch ein Umdenken im Unternehmen. So entfällt beim agilen Projektmanagement beispielsweise der klassische Projektmanager. Die Projekte werden durch ein selbstorganisiertes Team mit unterschiedlichen Rollen gesteuert. Ferner denkt das agile Projektmanagement nicht in schwerfälligen Wasserfällen, sondern in schnellen und agilen Sprints, mit denen Meilensteine aus dem Turnaround gepusht werden.

Agile Techniken und Methoden

Das agile Projektmanagement folgt definierten Werten und Prinzipien. Dazu zählen vor allem die Flexibilität und die Geschwindigkeit in der Umsetzung, die Vermeidung von unnötigen Strukturen und die Selbstorganisation der Teams. Alle im Rahmen des agilen Projektmanagements etablierten Techniken und Methoden bauen auf diesen Grundsätzen auf. Für jedes Projekt können die passenden Methoden wie aus einem Baukasten projektspezifisch ausgewählt werden.

Was versteht man unter Scrum?

Eine der bekanntesten und beliebtesten agilen Methoden ist Scrum. Dieses Rahmenwerk ermöglicht den Teams, auf effiziente und kreative Weise Projekterfolge mit dem höchstmöglichen Wert auszuliefern. Die Mitarbeiter des Mandanten arbeiten nicht nur proaktiv an der Umsetzung der Maßnahmen mit, sondern lernen auch, durch das agile Projektmanagement ein Unternehmen strukturiert zu verändern. Hierdurch werden Beratungskosten gespart und eine eigenständige Veränderungskultur implementiert.

Die Aufgabenverteilung im Scrum ist klar definiert. Dabei sind die Rollen des Product Owner, Scrum Master und Scrum Teams wichtig, denen Schlüsselfunktionen zukommen.

» Product Owner: Der Product Owner gibt die Strategie vor und ist für den Projekterfolg verantwortlich. Seine wichtigsten Aufgaben sind die Formulierung und Priorisierung der Aufgaben. Außerdem entscheidet er, ob die Ergebnisse der Scrum Teams zielführend sind. In einem Turnaround übernimmt entweder ein CRO, ein Interimsmanager, die Geschäftsführung oder ein sog. Project Management Officer (kurz auch PMO genannt) die Rolle des Product Owners. Das finale „Produkt“ ist das wieder ertragsstarke und wettbewerbsfähige Unternehmen.

» Scrum Master: Der Scrum Master ist der Coach, der für die Einhaltung der Scrum-Regeln sorgt und eine effiziente Arbeitsatmosphäre schafft. Er arbeitet eng mit dem Scrum Team zusammen bzw. ist Teil des Scrum Teams, löst aber vor allem administra-tive Aufgaben. Er soll vor störenden Einflüssen schützen und organisatorische Hindernisse beseitigen. Ferner trainiert er die Mitarbeiter des Mandanten.

» Scrum Team: Die Mitarbeiter eines Scrum Teams arbeiten inhaltlich und operativ an der Umsetzung der Projekte. Sie sind inter-disziplinär besetzt, arbeiten selbstorganisiert und hierarchielos. Das Team ist zuständig für die Lieferung der gewünschten Ergebnisse und muss die definierten Qualitätsstandards einhalten. Das Scrum Team besteht aus externen Beratern und internen Mitarbeitern des Mandanten.

Mehr Akzeptanz bei Mitarbeitern

In jeder Veränderung ist Kommunikation ein entscheidender Erfolgsfaktor. In einer Umbruchsituation sollte deshalb eine Überkommunikation gepflegt werden. Hierzu können Sinnbilder und Rituale, aber auch einfache Methoden wie regelmäßige Pulsmessungen genutzt werden. Durch ein agiles Projektmanagement, und hier insbesondere durch die definierten Abstimmungen innerhalb der Sprints, wird eine hohe Kommunikation sichergestellt. Auch werden schnelle Erfolge sichtbar, die das Commitment der Mitarbeiter steigern.

  1. Die Vorteile von agilem Turnaround-Management mit ScrumGeschwindigkeit: Die einzelnen Maßnahmen werden in Teilaufgaben unterteilt und lassen sich in einem Sprint fertigstellen. So können Störungen schneller erkannt werden. Die Kommunikation wird verbessert, Teilerfolge sind früher sichtbar und die Umsetzungsgeschwindigkeit wird erhöht.
  2. Flexibilität: Da Sprints auf zwei bis vier Wochen begrenzt sind, werden nur Teilaufgaben geplant und umgesetzt. Neue Anforderungen können ständig integriert werden und Prioritäten lassen sich leicht verändern.
  3. Transparenz: Die Teilaufgaben haben einen geringen Umfang. So ist immer ersichtlich, welche Maßnahmen noch offen sind und welche gerade bearbeitet werden. Durch die regelmäßigen, kurzen Meetings sind alle Beteiligten bestens informiert.
  4. Effizienz: Der Scrum Master sorgt dafür, dass die Grundsätze eingehalten werden und das Projekt effizient umgesetzt wird. Tools wie JIRA sind eine ideale Unterstützung und verbessern die Ergebnisse zusätzlich.
  5. Identifikation: Alle Maßnahmen lassen sich mithilfe des Tools JIRA in einem großen Projekt- Board verwalten. Da alle Projektmitglieder Zugang dazu haben, identifizieren sie sich leichter mit dem Restrukturierungsprojekt.

Einsatz in Unternehmen

Wenn sich ein Unternehmen für die agile Vorgehensweise entscheidet, sind die folgenden Faktoren ausschlaggebend für den Erfolg des Projekts:

  1. Passendes Umfeld schaffen: Bei der agilen Methode verändert sich die Organisation im Unternehmen. Kleine Einheiten entwickeln eigenständige Ergebnisse. Nur wenn das Vertrauen besteht, Teams autonom arbeiten zu lassen, gelingt auch der Turnaround.
  2. Für die notwendige Infrastruktur sorgen: Die richtige Kommunikation ist eine entscheidende Voraussetzung. Die Informationswege sollten kurz gehalten werden und alle Beteiligten müssen durch passende Tools immer auf dem aktuellen Stand sein.
  3. Erfolg gemeinsam erarbeiten: Es genügt nicht, sich nur für ein agiles Modell wie Scrum zu entscheiden und es zu implementieren. Die positiven Ergebnisse kommen nicht von selbst, sondern erst, wenn alle Beteiligten hierarchielos und selbstorganisiert in Teams arbeiten können.
  4. Umfassendes Know-how gewährleisten: Je besser das Team geschult ist, desto eher können die Qualitätsstandards eingehalten werden. Wenn alle Beteiligten die agilen Arbeitsweisen kennen, lassen sich die Abläufe effizienter und schneller gestalten. Die PMOs von nexpert schulen in jedem Projekt die Mitarbeiter des Mandanten auf die Methoden des agilen Projekt-und Turnaround-Managements.
  5. Sich von der klassischen Führung verabschieden: Agile Führung funktioniert anders als gewohnt. Alle im Team sollten möglichst effektiv und ohne Störungen arbeiten können und die Aufgaben freiwillig übernehmen. Wenn die Identifikation des kompletten Teams mit dem Projekt gewährleistet ist, erhöhen sich die Erfolgschancen signifikant.

Fazit

Das agile Projekt- und Turnaround-Management ist der zeitgemäße Ansatz, um einen nachhaltigen Turnaround zu steuern. Doch nur, wenn die Prinzipien in einem produktiven Umfeld mit dem notwendigen Know-How umgesetzt werden, kann die weniger fehlerhafte und schnellere Umsetzung von Projekten gelingen. nexpert unterstützt Sie dabei, die Flexibilität zu steigern und auf unnötige Strukturen zu verzichten. Sprechen Sie uns gerne an, wenn Sie Ihre Projekte auf neue Art und Weise managen und sich einen Wettbewerbsvorteil sichern möchten.


NEXT 02/2017 als PDF

Ihr Ansprechpartner

Florian Heinze
Manager
Berlin
+49 (0) 30 22 41 09 16 0
heinze@nexpert.de

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